Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: как оформить возврат отпускных за предоставленный отдых авансом, облагается ли ндфл данная сумма

По закону каждый сотрудник после определенного периода работы имеет право взять отпуск.

Несмотря на то, что период отдыха должен предоставляться согласно утвержденному графику, с разрешения начальства он может передвигаться на более ранние сроки.

В результате, если такой работник решит расторгнуть трудовой договор, у него возникнет удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: как оформить возврат отпускных за предоставленный отдых авансом, облагается ли ндфл  данная суммаТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.

Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.

Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно.

Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально.

Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: как оформить возврат отпускных за предоставленный отдых авансом, облагается ли ндфл  данная сумма

К ним относятся:

  • Если на предприятии проводится процедура сокращения;
  • Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
  • Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
  • Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
  • Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
  • Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
  • Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
  • Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)

Размер удержаний

Согласно ТК, администрация наделена правом удержать из заработка работника суммы сверх выданных ему отпускных. Весь долг можно удержать в полном объеме, но с любой из выплат можно снимать не свыше 20% от нее.

Чаще всего возникает ситуация, что сотруднику полагается только одна выплата — и это расчет при увольнении. При этом 20% от него не хватает, чтобы в полной мере погасить весь образовавшийся долг. Тогда сотрудник может выразить добровольное решение, и передать оставшуюся часть по личной инициативе в кассу либо зачислить на расчетный счет.

Внимание! Если же он не хочет добровольно выплачивать оставшуюся сумму, то получить ее можно только при помощи передачи дела в суд. Однако судебные решения по такого рода разбирательствам крайне противоречивы — в двух аналогичных случаях судья может принимать как одну, так и другую сторону дела.

Когда бухгалтер производил расчет отпускной выплаты к выдаче, им использовалась информация о среднем заработке этого работника. Точно таким образом необходимо поступать и когда нужно определить сумму отпускных к возврату.

При этом производить расчет снова на день увольнения не нужно — необходимо найти в архиве бланк расчета самих отпускных, и взять этот показатель оттуда. Для указанных целей на предприятиях обычно используется записка-расчет по форме Т-60.

Также необходимо точно определить количество дней, за какие были получены лишние отпускные. Для этого можно воспользоваться калькулятором отпускных.

После этого можно приступать к расчету суммы к возврату. Чтобы это сделать, необходимо средний дневной заработок умножить на число переплаченных дней.

Внимание! В ситуации, если длительность последнего периода отдыха меньше, чем число излишне оплаченных дней, то сначала задолженность рассчитывается с использованием среднего заработка последнего периода, затем — того, какой использовался в предыдущем и т. д.

Закон устанавливает, что размер долга может быть удержан только после того, как с зарплаты были сняты все предписанные законодательством налоги и сборы.

Перед тем, как удерживать сумму долга, необходимо издать соответствующее распоряжение. Для него нет строго утвержденной формы, и обычно такой документ составляется с использованием фирменного бланка. В нем нужно указать полные Ф.И.О. работника, какое число дней отпуска было предоставлено ему излишне, с каких денежных средств будет выполняться удержание, точная сумма.

С составленным бланком нужно ознакомить сотрудника под роспись. В нем также рекомендуется сделать графу, в какой работник будет не только расписываться, но и письменно выражать свое согласие на удержание.

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником. В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе.

Когда производится оформление бланка 2-НДФЛ, то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ — на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм.

Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.

По Дебету По Кредиту Описание операции
20,23,25,26,44 70 Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников.
96 70 Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат.
50 70 В кассу передана сумма излишне выданных отпускных
70 68 Производится сторнирование начисленных налогов и взносов.
20,23,25,26,44 69

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/uderzhanie-za-neotrabotannye-dni-otpuska-pri-uvolnenii.html

Ндфл при возврате суммы отпускных за неотработанные дни отпуска

Может ли увольняющийся работник вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска уже за минусом НДФЛ?Или же работник должен вернуть нам сумму отпускных с НДФЛ, а мы ему должны перечислить сумму НДФЛ обратно? 

Вопрос: Может ли увольняющийся работник вернуть (внести на расчетный счет) сумму отпускных за неотработанные дни отпуска уже за минусом НДФЛ? Т.е. можно ли сразу сделать зачет НДФЛ не перегоняя с счета на счет? Или же работник должен вернуть нам сумму отпускных с НДФЛ, а мы ему должны перечислить сумму НДФЛ обратно? У работника нет дохода достаточного для удержания суммы отпускных, перечисленных авансом.

Ответ: Нет, такой зачет сделать нельзя.

В бухучете нужно сделать сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ с суммы излишне выплаченных отпускных.

Удержите из последней зарплаты сколько позволяет размер последнего начисления. Таким образом, часть НДФЛ, удержанного с суммы излишне выплаченных отпускных зачтется НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника. Остальную сумму НДФЛ нужно перечислить на счет сотрудницы.

Обоснование

Как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска. Отпуск и увольнение приходятся на разные отчетные периоды

  • Ответ на этот вопрос зависит от того, достаточна сумма последней зарплаты сотрудника для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска или нет.
  • В рассматриваемой ситуации возможны, например, такие варианты:
  • 1) 20 процентов от последней зарплаты сотрудника больше суммы удержаний;
  • 2) 20 процентов от последней зарплаты сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник добровольно возвращает сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;*

3) 20 процентов от последней зарплаты сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник отказывается добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если 20 процентов от суммы выплат сотруднику при увольнении достаточно для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, то действуйте так.

В бухучете отразите начисление последней зарплаты сотрудника (без уменьшения ее на сумму излишне выплаченных отпускных). С суммы зарплаты удержите НДФЛ, начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сумму излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируйте. Такой вывод следует из письма Минфина от 20.10.2004 № 07-05-13/10. Соответственно, сделайте сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ и начислению страховых взносов с суммы излишне выплаченных отпускных.* Основанием для исправительных записей служит бухгалтерская справка, отражающая сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Последнюю зарплату сотруднику выдайте за вычетом удержанных сумм отпускных.

При выплате отпускных (в т. ч. и за неотработанные дни отпуска) с них был удержан и уплачен в бюджет НДФЛ.

Поэтому НДФЛ за последний месяц работы сотрудника исчислите с зачетом налога, удержанного с отпускных за неотработанные дни отпуска. Поступить так позволяют положения пунктов 2 и 3 статьи 226 НК.

То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.*

Заполняя форму 2-НДФЛ за текущий год, отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. Сделайте это в том месяце, когда отпускные были выплачены.

 При увольнении датой получения дохода считается последний день работы (п. 2 ст. 223 НК).

Читайте также:  Увольнение в связи с призывом в армию: запись в трудовой книге и прочие рекомендации по оформлению документов об уходе сотрудника

Поэтому последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ отразите в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных).

Страховые взносы с последней зарплаты сотрудника подлежат уплате за вычетом ранее перечисленных взносов, начисленных с отпускных за неотработанные дни отпуска (т. е. сторнированных взносов). Это следует из пункта 1 статьи 431 НК.

За отчетный период, когда сотрудник был в отпуске, подайте уточненный расчет по страховым взносам. В текущем отчетном периоде сумму перерасчета не отражайте. Такие разъяснения в письме ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/264922-ndfl-pri-vozvrate-summy-otpusknyh-za-neotrabotannye-dni-otpuska

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении — проводки, НДФЛ, взносы, приказ, страховые взносы

Если работник не отработал положенный срок для возмещения оплаченного отпуска, при увольнении с него могут ничего за это не вычитать. Ведь получение обратно денег, которые ранее были ему выплачены для отдыха – не обязанность работодателя, а его право.

Нередко при увольнении сотрудник обнаруживает, что ожидаемая сумма за неиспользованный отпуск значительно меньше, потому что часть денег была вычтена за неотработанные дни прошлого отдыха. Как получается, что в момент увольнения работник оказывается должен компании – ответ довольно прост.

Когда появляются одолженные дни

Для того чтобы понять как начисляются отпускные, и как производится удержание части денег, нужно разобраться, что такое неотработанный отпуск.

Положенный по закону отпуск зарабатывается. Каждые месяц сотруднику начисляется определенное количество суток отдыха.

К моменту истечения 11 месяцев с предыдущего перерыва в работе на его счету появляются следующие оплаченные 28 дней (это стандартное количество, предписанное законом; трудовым договором может быть обозначено другое).

Иногда его отпускные превращаются в долг перед компанией-работодателем.

Устроившись на работу, гражданин вышел в отпуск через 6 месяцев, при этом он отгулял все 28 положенных дней. Отпускные он также получил полностью.

Если он решит уволиться, например, через полгода после, то на момент увольнения он будет иметь право на половину отпуска, то есть на 14 дней, с положенной оплатой по среднемесячному доходу.

Остальные две недели остались неотработанными, а деньги, полученные им перед отпуском, стали долгом.

Если одна из сторон изъявляет желание расторгнуть отношения, то расчет становится довольно важным моментом процесса.

Работодатель обязан выдать работнику плату за все отработанные дни, включая время неиспользованного отпуска. При этом если складывается ситуация, подобная описанной выше, часть начислений на отпуск удерживается (137 ТК).

Также работодатель может простить работнику это долг, составив особое соглашение, подтверждающее такое решение проблемы.

Сам документ представляет собой обычную бумагу, содержание которой состоит из следующих частей:

  • дата и время написания
  • место написания
  • сведения о договорившихся сторонах
  • текст, который отражает суть состоявшегося договора.

В тексте должны быть:

  • краткое описание обстоятельств возникновения долга по отпускным
  • сумма долга
  • указание события, в результате которого возник долг (увольнение)
  • четко и однозначно сформулированное желание работодателя простить этот долг работнику (то есть, с момента вступления документа в силу этот долг более не упоминается, никаких требований по оплате работнику не выставляется).

Если работодатель не склонен одаривать уходящего сотрудника, то производится расчет предоплаченных дней отдыха, который включает:

  • подсчет дней отдыха, которые не отработаны
  • выведение средней величины дневного заработка
  • определение суммы, выданной на отпуск авансом.

Дни

При увольнении засчитываются все неиспользованное время отпуска. Если сотрудник работал без перерывов на отдых, то к моменту расторжения договора у него скопились дни, которые работодатель никаким образом не оплачивал.

  • Таким образом, отпускные составят большую сумму, а долг работодателю будет погашен.
  • Применяется формула:
  • НД = ИД – (ПД / 12 х КМ)
  • НД – неиспользованные дни
  • ИД – использованные
  • ПО – длительность отпуска в днях
  • КМ – сколько месяцев проработал на предприятии сотрудник
  • 12 – месяцы в году (для расчета коэффициента)

Средний заработок

Перед определением средней оплаты нужно просмотреть всю имеющуюся информацию:

  • премии
  • повышения зарплаты
  • изменения в уровне квалификации и должности
  • сведения о среднем заработке, который был рассчитан для выдачи предыдущих отпускных.

Применяется формула:

СНД = НД х СЗ

  • СНД – деньги за неотработанную часть отдыха
  • НД – неотработанные дни
  • СЗ – средний заработок.

Если были повышения, то применяется повышающий коэффициент. Важна его дата: если приказ вышел во время пребывания работника на отдыхе, то этот период рассчитывается по частям, до и после повышения. Полученные величины суммируются.

Формула выглядит так:

СНД = КД1 х СЗ1 + КД2 х СЗ2

  • КД1 и КД2 – количество дней до и после повышения
  • СЗ1 и СЗ2 – средняя дневная оплата, вторая – с применением повышающего коэффициента.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Сумма, полученная в результате вычислений, не всегда вычитается полностью. Деньги, которые изымаются из расчетных, должны в целом составлять не более 20% от дохода работника. При определенных обстоятельствах порог повышается до половины (138 ТК).

Указанные в статье 20% у конкретного работника – это все его материальные обязательства, не только неотработанный отдых. Алименты, возмещения – все вместе не должно превышать указанный порог.

Если сумма долга перед компанией выше, можно попросить работника доплатить в добровольном порядке, либо подать на него в суд. Однако решение суда не обязательно будет в пользу работодателя. Остаток долга можно простить, составив соответствующий документ об этом.

Сокращение

137 статьей предусмотрен ряд исключений, когда выплаченные авансом отпускные не вычитаются. К подобным случаям относится увольнение по сокращению, по причине ликвидации организации, в иных случаях.

В ст.81 ТК также освещается данная проблема. Поэтому, если при увольнении по сокращению у работника вычли деньги, это нарушение. Подача иска по этому поводу будет положительным для него.

Видео: Консультация специалиста

Ндфл и взносы

Доход физического лица облагается налогом (209 НК). Величина налога исчисляется исходя из налоговой базы плательщика, которая представляет собой характеристику объекта налогообложения. По ней определяется размер налога.

Если из дохода удерживается некое количество денег:

  • по его собственному решению
  • по решению суда
  • по требованию иных официальных органов –

это никаким образом не влияет на налоговую базу (то есть, взимаемый налог не становится меньше).

В Кодексе отсутствует уточнение, о каких именно удержаниях идет речь, однако можно предположить, что имеются в виду органы, уполномоченные производить подобные действия.

Работодатель сам является налогоплательщиком и прав, которые имеют учреждения или государственные органы, не имеет. Зато у него есть право потребовать возмещения части отпускных, полученных авансом (или же не потребовать – решение остается за ним).

Если деньги полностью остаются у работника, то это можно назвать доходом, с которого платят НДФЛ.

Но если у него удержали «одолженные» деньги, не по его личному распоряжению и не по требованию органов?

Часть ранее выданных денег на отдых, которые не были им отработаны на момент его начала, не являются доходом изначально – это заемные средства. Соответственно, его налоговая база уменьшается на эту сумму; налогом будут облагаться полученные им деньги после вычета авансированных средств.

Также нужно обратить внимание, что при выходе в отпуск и получении им отпускных НДФЛ отчисляется полностью – на тот момент он получил доход, соответственно облагаемый.

С полученных отпускных отчисляются все положенные взносы: ПФР, ФФОМС, ФСС — в момент получения гражданином суммы.

2-НДФЛ

При оформлении справки по форме 2-НДФЛ доход в месяц увольнения указывается без удержанных отпускных, соответственно налог также уменьшается в соответствии с изменением налоговой базы.

Приказ

Удержание суммы, выданной в виде отпускных авансом, должно быть правильно оформлено: руководство издает приказ. Установленной формы для этого документа нет. Поэтому он пишется на бланке компании.

В нем должны быть:

  • сведения о работнике
  • количество неотработанных дней
  • сумма, которая будет изъята
  • указание на ресурс, откуда эта она будет отчислена.

С этим документом работника знакомят под роспись. Кроме этого, желательно его письменное согласие с удержанием, его можно написать в конце или в отдельной графе.

Документально удержание проводится методом красного сторно, маркируется красным цветом или пишется с минусом. Используется для исправления неверно сделанного расчета, в данном случае для «ликвидации» переплаты, без корректировки ранее сделанных расчетов.

Составляется сторнирующая запись (со знаком «минус») проводки на сумму, которая подлежит исправлению, одновременно создается проводка с указанием верной суммы. Итоговый результат становится правильным без дополнительных действий.

Окончательный расчет с увольняющимся сотрудником отражен в итоге счетом 50 (через кассу) или 51 (через банк). Сама проводка выглядит как соотношение дебета с кредитом 70/50.

Использование отрицательных значений позволяет обойтись без дополнительных корректирующих расчетов.

На примере это выглядит так:

Сотрудник отгулял полный отпуск, увольняется через 10 месяцев после него. Количество дней, оплаченных авансом, составляет 5 (28 / 12 Х 10 = 5). Среднедневная плата составляет 1000 рублей. Долг перед компанией составит сумму в 5 тысяч рублей, которая и будет удержана при окончательном расчете.

Эта сумма может быть проведена как компенсация за неиспользованный отпуск, но с отрицательным значением. Необходимости производить перерасчет ранее выданных денег при этом не возникает.

Налоги и страховые взносы пересчитываются тем же способом.

Удержание суммы отпускных, выданной работнику авансом, происходит в момент увольнения согласно ст. 137 ТК. Налог, который вычитался из денег, которые были им получены перед отдыхом, при наличии неотработанных дней становится излишне удержанным.

Поэтому при окончательном расчете ее нужно вернуть.

Расчеты, произведенные ранее, не корректируются. При фиксации в документах отражается сумма, их которой уже вычтены деньги за неотработанные дни отдыха.

Соответственно, сумма НДФЛ, начисленная увольняющемуся, уменьшается на налог, который начислен на вычтенную сумму.

Раздел 1 Расчета заполняется согласно положениям письма ФНС от 2016 года. После перерасчета организацией-работодателем суммы фактически отработанных отпускных и налогов, удержанных с нее, в Расчет вносятся итоговые суммы.

В Разделе 2 сумма дохода указывается с учетом вычета авансированной суммы.

Образец документа — форма 6 НДФЛ.

Как получить гражданство Мальты за инвестиции? Ответ здесь.

Как получить гражданство Норвегии гражданину РФ Узнайте далее.

При увольнении работник рассчитывается полностью. Расчет касается обеих сторон — участников трудового договора.

Источник: https://101zakon.ru/uvolnenie/uderzhanie-za-neotrabotannye-dni-pri-uvolnenii/

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Как произвести удержание за неотработанные дни отпуска в случае увольнения5 (100%) 1 vote

Работодатели редко идут навстречу своим сотрудникам, предоставляя отпуск авансом.

Во многом это связано с тем, что у человека есть право уволиться в любой момент времени по собственному желанию. То есть работник вправе не отрабатывать дни отпуска, которые были предоставлены ему наперед.

Отметим, что руководство вправе произвести некоторое удержание из расчета при увольнении, но есть серьезные ограничения и важные нюансы в данном процессе.

Читайте также:  Приказ об изменении штатного расписания: в каких случаях как составляется

Зачем нужно удержание за неотработанные дни отпуска

Каждый трудоустроенный гражданин имеет перечень прав, которые в частности включаются в себя право на ежегодный оплачиваемый отдых. В связи с этим работодатель с первого дня службы сотрудника делает специальные отчисления на отдельный счет, формируя отпускные выплаты.

В большинстве случаев отпуск предоставляется по факту отработанного времени, то есть компания не несет финансовых потерь. Та выплата, которая предоставляется – это скопленные для данного работника деньги. Но если человек имеет основания или просто хочет отдохнуть большее количество дней, чем то, на которое он наработал, то возникает сложный момент.

Компания обязана перечислить отпускные, даже если человек уходит в отпуск преждевременно или на дольше время, в полном объеме. Таким образом, фирма финансирует отдых сотрудника из собственных средств, которые гражданином еще не отработаны. На основании этого факта у работодателя возникает право на возмещение данной суммы в будущем.

В большинстве случаев деньги не компенсируются в прямом виде, а служащий просто продолжает трудиться. За каждый его день по-прежнему делаются отчисления, но уже не ему на отдельный счет, а непосредственно работодателю. Так продолжается пока долг полностью не гасится.

Если работник принимает решение разорвать трудовые отношения до того момента, пока не отработает все отгулянные дни, то руководство может сделать вычет из его расчета. Таким образом, предприятие возвращает вложенные в сотрудника деньги.

Когда появляются неотработанные отпускные

Право на отдых, по общему правилу, возникает у работника после полугода непрерывной службы у конкретного работодателя. При этом Трудовой кодекс не запрещает руководству отпустить сотрудника на отдых раньше, а в некоторых случаях даже обязывает. К ним относятся:

  • Для женщины – уход в отпуск по беременности и родам;
  • Для мужчины – рождение ребенка;
  • Отдых несовершеннолетним гражданам;
  • Отпуск сотрудникам, усыновившим ребенка до 3 месяцев.

Некоторые жизненные обстоятельства также могут стимулировать ранний уход на отдых, например, если человек совместитель и у него начинается очередной отпуск на основной занятости. Независимо от причин, ситуации, когда у работника есть неотработанные дни отпуска достаточно распространенные.

Порядок удержания при увольнении

Если у увольняющего сотрудника есть неотработанные дни отпуска за рабочий год, то в первую очередь стоит ему об этом сообщить. Некоторые люди просто не знают о том, что у них есть долги перед работодателем подобного рода, так как не разбираются в нюансах расчета количества отпускных дней.

Отметим, что оповещать сотрудника об этом руководство не обязано. Можно даже произвести удержание без уведомления.

Закон ограничивает максимальную сумму, которую вправе взыскать работодатель – 20% от общего расчета, получаемого сотрудником. Сложности возникают, когда долг служащего больше, чем указанный процент. Есть три выхода из данной ситуации:

  1. Попросить сотрудника самостоятельно внести недостающую сумму в кассу компании.
  2. Обратиться за взысканием в суд.
  3. Простить задолженность и зафиксировать это документально.

  Сколько раз можно брать отпуск за свой счет

В суд работодатели обращаются редко. Во-первых, суммы, как правило, не столь существенны, чтобы взыскивать их в судебном порядке. Во-вторых, у недавно уволившегося сотрудника может просто не быть денежных средств.

Если было принято решение об удержании, то последовательность действий будет следующая:

  • Расчет суммы долга;
  • Определение итоговых выплат;
  • Вычитание всей задолженности или 20% от выплат;
  • Фиксация произведенных действий в документации;
  • Выдача денежных средств и трудовой книжки сотруднику.

Если сумма долга большая, то надо найти компромисс с сотрудником.

Некоторые компании идут навстречу увольняющимся служащим и уменьшают сумму. Также фирмы допускают внесение компенсации в рамках месяца.

Как рассчитать сумму задолженности

При определении суммы задолженности необходимо выполнить несколько последовательных шагов. По сути, надо выяснить, сколько неотработанных дней у гражданина и какая выплата была за них произведена, это и будет суммой долга.

Определение среднего дневного заработка

При определении среднедневного дохода гражданина важно учитывать следующие аспекты:

  1. По общему правилу, за основу берется доход за последний год, но есть два исключения. Во-первых, если человек трудится менее года, то при расчете используется весь период службы. Во-вторых, если в предыдущий год доход был ниже среднего (например, был отпуск по уходу за ребенком), то можно взять иной расчетный период.
  2. В среднем дневном доходе учитываются только выплаты, прописанные в трудовом договоре – заработная плата, аванс, премии. Но не добавляется материальная помощь, командировочные и так далее.

Если в результате вычислений сумма получилась не ровная, то ее допустимо округлить в пользу сотрудника.

Подсчет количества неотработанных месяцев

За каждый полный отработанный месяц человеку начисляется определенное количество дней отпуска.

Если речь идет о стандартном периоде отдыха в 28 дней, не предполагающим увеличение и дополнения, то за каждый месяц плюсуется 2,33 дня отпуска.

В отношении целого отработанного месяца ситуация понятна, а при неполном периоде действуют следующие правила:

  • Отработано более 15 дней – месяц считается, как полный, то есть, за него начисляется 2,33 дня;
  • Человек был на службе менее половины месяца – период не учитывается при текущем расчете отпускных.

Таким образом, бухгалтер в первую очередь считает цельные месяцы после последнего отдыха (или с момента приема на работу, если отпуск еще не предоставлялся), затем смотрит на неполные. Сложить несколько не полностью отработанных периода нельзя. Полученная сумма месяцев умножается на 2,33, и получается количество дней отпуска, которые положены сотруднику.

Расчет количества дней отпуска

Для того чтобы определить, сколько неотработанных дней есть у сотрудника необходимо сначала вычислить, какое количество дней положено. Инструкция по этому шагу представлена выше. А затем из числа отгулянных дней вычесть полученную сумму.

  Какие есть сроки обжалования давности по трудовым спорам

Рассмотрим пример:

  1. Сотрудник К. устроился в компанию Г. 10 января 2020 года и отработал в ней по 5 сентября 2020 года.
  2. За данный период служащий дважды брал ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 дней каждый.
  3. Определим, какое количество дней ему положено за отработанный период, при условии, что по трудовому договору за год ему начисляется 28 дней. Расчет: 7 полных месяцев + 1 месяц с 20 днями + 1 с 5 днями = 8 месяцев, так как учитываются только цельные и те, где отработка более половины. Далее 8 месяцев умножаем на 2,33 и получаем 18,64. Округление производится в пользу сотрудника, то есть будет 19 дней.
  4. Подсчитаем количество неотработанных дней: 14+14-19=9 дней.

Таким образом, у сотрудника есть задолженность перед компанией, которая равна среднему доходу за 9 дней. Это и есть излишне выплаченные отпускные.

Если работник отдыхает авансом

Как отмечалось выше, отдых авансом может быть предоставлен как по объективным причинам, предусмотренным законодательством, так и просто по согласованию сторон. Если человек ушел в отпуск до того, как отработал на него, то обязательства сделать это в будущем на него не накладывается, но работодатели на это рассчитывают.

Когда служащий увольняется до полного расчета, то перед руководством встает вопрос, либо простить долг, либо сделать все для возвращения денег. Отметим, что в редких случаях речь идет о крупных суммах, тем более что по закону до 20% можно вычесть из расчета даже без согласия служащего.

Как рассчитываются авансовые отпускные

Отпуск авансом ничем не отличается от обычного с точки зрения формирования отпускных. Работодатель предоставляет сумму, которая определяется посредством умножения среднедневного дохода гражданина на количество дней отдыха.

При расчете первого показателя, как правило, берется общая сумма выплат за прошедший год, и делиться на количество дней. Если сотрудник трудится в компании менее 12 месяцев, то сумма всех заработных плат делится на количество отработанных в компании дней.

Выплата отпускных за неотработанный период фиксируется не только во внутренних документах компании, но и в налоговом отчете.

Отпускные за отпуск авансом выплачиваются в полном размере независимо от того, на какое количество дней уже наработал человек. Роль играет только сумма дней, указанных в приказе на отпуск.

Запрет на удержание отпускных

Удержание за неотработанные дни – это право, но не обязанность работодателя. Руководитель может и простить долг сотруднику. Рекомендуется в таком варианте при увольнении составить акт, по которому компания не имеет финансовых претензий к служащему за авансом отгулянные дни отпуска.

  Начальник мешает уволиться: что делать работнику

Как правило, денежные средства надо удержать, если инициатором расторжения трудового договора является сотрудник. Когда увольнение происходит из-за работодателя, то долг в большинстве случаев прощается, но руководитель может и в этом случае сделать удержание средств.

Наряду с этим есть ситуации, когда удержание денежных средств недопустимо по закону, так же как и отправка человека в отпуск при увольнении:

  • Ликвидация компании;
  • Призыв сотрудника на военную службу;
  • Расторжение соглашения с высшим руководящим составом в связи со сменой собственника;
  • Признание человека нетрудоспособным, например, в связи с ухудшением здоровья;
  • Восстановление в должности по решению инспекции труда;
  • Форс-мажорные обстоятельства, не допускающие продолжение трудовой деятельности.

При вышеуказанных обстоятельствах взыскание долгов с сотрудников за использованные авансом дни отпуска будет противозаконным. А вот выплатить компенсацию за не отгулянные дни работодатель обязан в полном объеме.

Нюансы по налогам

Все выплаты, производимые работодателем своим сотрудникам, облагаются налогом. В связи с этим, когда речь идет об авансовых отпускных и последующем удержании, важно грамотно не только произвести расчеты, но и рассчитать налоги. При удержании сведения вносятся в текущем расчетном периоде, так как речь идет не о счетной ошибке, а внесении новой информации.

НДФЛ

Работодатель, как налоговый агент, регулярно делает отчисления за своих сотрудников в бюджет.

Делается это на ежемесячной основе, следовательно, НДФЛ за авансовые отпускные уже был перечислен в бюджет.

При возмещении денежных средств работником делается корректировка по 6-НДФЛ или 3-НДФЛ в зависимости от того в этом или прошлом календарном году был отпуск у служащего.

Исправления в периоде предоставления отпуска делать не нужно, так как в тот момент ошибок не было – человек уходил в отпуск и получил полную выплату.

Налог на прибыль

Все выплаты сотрудникам являются расходной частью компании. При их уменьшении, увеличивается налогооблагаемая база по налогу на прибыли. В зависимости от того, будет ли произведено удержание за неотработанные дни, допустимо два варианта развития событий:

  1. Стонирование, если долг погашается в добровольном или принудительном порядке.
  2. Исключение «лишних» отпускных из налоговой базы, при прощении долга.

Все действия выполняются бухгалтером по распоряжению начальства или на основании имеющихся фактов.

Страховые взносы

Если реализуется процедура стонирования авансовых платежей, то уменьшается база для исчисления страховых взносов. В связи с этим бухгалтеру необходимо сдать отчеты по форме РСВ-1 и ФСС-4 для корректировки сведений.

Читайте также:  Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет: продолжительность отпуска несовершеннолетних сотрудников

В корпоративном мире распространено предоставление отпуска авансом. Делается это иногда в силу объективных причин, а иногда просто по просьбе сотрудника. В результате у человека появляются неотработанные дни отпуска.

При увольнении за данный период работодатель вправе сделать удержание, так как при выплате отпускных он перечислил свои средства служащему.

Допустимо вычитание максимум 20% от итогового расчета, если задолженность больше, то руководство может либо обратиться в суд, либо договориться с сотрудником, либо простить остаток.

Источник: https://truddogovor.ru/uderzhanie-za-neotrabotannye-dni-otpuska-v-sluchae-uvolneniya/

Инструкция по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении с сотрудника

Обновлено 07.08.2019

2018-12-05T12:51:37+03:00

Знать, как корректно произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении – обязанность каждого бухгалтера-расчетчика. Однако практика показывает, что нередко сотрудники допускают ошибки при проведении этой операции. Выясним, на что обратить внимание бухгалтеру при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск, и как грамотно возместить переплаченную сумму.

Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (ст.115 ТК РФ). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.

Ежегодный оплачиваемый отпуск оплачивается за счет средств работодателя. Для определения величины причитающихся отпускных можно воспользоваться простой формулой:

Формула расчета

Сумма отп = Сдвз (среднедневной заработок) * Кдо (количество дней отдыха).

Та же формула применяется бухгалтерами, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется. По ней определяют отпускные, положенные ему за реально проработанное время, и вычитают эту сумму из ранее выплаченных отпускных. Получившаяся разница составляет долг работника перед компанией.

Основной сложностью для бухгалтера при исчислении отпускных является правильное определение среднедневного заработка. Он зависит от:

  • расчетного периода;
  • сумм начислений;
  • количества отработанных дней в выбранном периоде.

Правила расчета среднего заработка приведены в Постановлении за №922 от 24.12.2007 (в актуальной редакции). Перечислим основные постулаты, которые следует знать бухгалтеру:

  • Если сотрудник трудится в компании более года, в расчет берется его доход за 12 месяцев, предшествующих отпуску. В противном случае, необходимо использовать для вычислений заработок за отработанные месяцы, предшествующие месяцу, в котором сотрудник отправляется отдыхать. Произвольно менять расчетный период запрещено.
  • В расчете участвуют только выплаты, относящиеся к ФОТ, т. е. начисления за действительно отработанное время, всевозможные премии, выплаты за достижение высоких результатов, сверхурочную работу и прочее. Командировочные, социальные пособия, отпускные, разовые премии к юбилеям и иные выплаты, не относящиеся к ФОТ, из общего дохода исключаются, поскольку они сами определяются расчетным путем.
  • Если в расчетном периоде персоналу поднимали зарплату, заработок за предыдущие месяцы индексируется на расчетный коэффициент.

Эти же правила применяются, если необходимо определить размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении либо произвести перерасчет отпускных. Здесь тоже используется приведенная выше формула.

Трудовой кодекс (ст.122 ТК РФ) гласит, что право на отдых появляется у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. По согласованию с руководителем он может отправиться в отпуск раньше. такой же преференцией пользуются отдельные категории сотрудников, например, беременные женщины (им для досрочного ухода в отпуск даже согласие нанимателя не требуется).

Остальные работники могут отдыхать в любое удобное для них время согласно утвержденному на предприятии графику. При этом допустимо брать отпуск авансом. Кроме того, нормами ст. ТК РФ установлено, что одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.

Очевидно, что перечисленные выше положения Кодекса допускают, что сотрудник может отдыхать дольше, чем ему причитается за уже отработанное время.

Перед составлением приказа на отпуск специалист кадровой службы определяет, сколько дней отдыха положено сотруднику, исходя из его персонального трудового года. При этом кадровик руководствуется следующими правилами:

  • За каждый полный месяц работы положено 2,33 дня отдыха.
  • При расчете обязательно учитывается количество уже использованных дней отпуска.
  • Дополнительный отпуск всегда предоставляется после основного.

Выясним, как приведенные выше нормы законодательства применяются на практике.

Мальков П. А. трудится в организации менеджером с 15.01.2019. В соответствии с нормами ТК РФ он подал заявление на отпуск сроком на 14 дней, указав период: 16-29 июля 2019 г. Затем в связи с рождением дочери счастливый отец вновь взял отпуск. Отдыхал он 17-30 сентября 2019 г.

  • Увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей: инструкция и правовые обязательства
  • Как уволиться, если дата увольнения выпадает на выходной или праздничный день: правила, уникальные ситуации, расчет
  • Процедура увольнения по статье за пьянство: чем грозит такое нарушение дисциплины, пошаговая инструкция увольнения, образцы документов
  • Порядок увольнения по сокращению штата или численности
  • Как производится компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
  • Принуждение к увольнению: чем грозит обеим сторонам и как на него реагировать
  • Незаконное увольнение: как с этим бороться работнику
  • 77 статья Трудового Кодекса при увольнении: особенности и основания расторжения трудового договора
  • Увольнение из компании в порядке перевода: о чем нужно знать работнику и нанимателю
  • 33 статья Трудового Кодекса при увольнении
  • Увольнение инвалида: порядок действий работодателя и особенности составления документов
  • Увольнение беременной женщины по срочному трудовому договору
  • Приказ об увольнении за прогул: порядок оформления и образец заполнения приказа с пояснениями
  • Особенности получения компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения и порядок ее расчета
  • Увольнение по состоянию здоровья: возможно ли это, порядок оформления
  • Утрата доверия, увольнение работника, статья ТК РФ
  • Как считать 2 недели при увольнении с отработкой: день начала отработки, учет выходных и праздников
  • Справки при увольнении работника в 2019 году, документы
  • Как рассчитать среднедневной заработок
  • Что делать, если работодатель не подписывает заявление на увольнение
  • Расторжение трудового договора по инициативе работника, порядок, сроки, основания для оспаривания в суде
  • Особенности процедуры увольнения при банкротстве предприятия
  • Что делать, если не выплатили зарплату при увольнении и куда обращаться
  • Отработка при увольнении: обязательна ли отработка, в каких случаях можно не отрабатывать 2 недели
  • Увольнение генерального директора ООО по собственному желанию или инициативе учредителя
  • Увольнение предпенсионного возраста — Трудовой Кодекс 2019 года: ответственность при инициативе работодателя
  • Увольнение в связи со смертью работника: образец приказа, дата и формулировка, выплаты родственникам
  • Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ
  • Увольнение по срочному трудовому договору: порядок и особенности процедуры, срок отработки
  • Какие справки при увольнении работника в 2019 году обязан выдать работодатель
  • Увольнение главного бухгалтера, основания, документы, передача дел
  • Обходной лист при увольнении: законно ли это, образец, обязателен или нет
  • Статьи увольнения с работы по ТК РФ — 77, 79, 80, 178 статья Трудового Кодекса
  • Выходное пособие при увольнении, в каких случаях положено, формулы расчета в зависимости от способа увольнения
  • Как уволить сотрудника, правила и порядок увольнения с работы, пошаговая инструкция, образцы документов
  • Компенсация при увольнении по соглашению сторон
  • Увольнение — запись в трудовой книжке, образец 2019 года
  • Как уволить совместителя по инициативе работодателя
  • Расчет при увольнении: сроки выплаты, расчет, калькулятор
  • Расторжение трудового договора по инициативе работодателя, ст 81 ТК РФ
  • Могут ли уволить беременную женщину с работы
  • Увольнение во время отпуска по собственному желанию
  • Можно ли уволиться без отработки двух недель, как писать заявление на увольнение по собственному желанию
  • Заявление на отпуск с последующим увольнением
  • Как грамотно уволиться с работы: по собственному желанию, соглашению сторон, инициативе работодателя
  • Компенсация при увольнении — какие выплаты положены
  • Увольнение во время больничного
  • Уволиться по соглашению сторон — как провести увольнение по согласию
  • По какой статье увольняют по собственному желанию
  • День увольнения считается рабочим днем или нет
  • Приказ об увольнении
  • Увольнение по статье: за что могут уволить
  • Как написать заявление на увольнение по собственному желанию
  • Увольнение за прогул
  • Увольнение на испытательном сроке
  • Испытательный срок при приеме на работу: его продолжительность, образец трудового договора
  • Порядок увольнения по собственному желанию: права и обязанности сотрудника и работодателя, запись в трудовую
  • Могут ли уволить беременную сотрудницу на испытательном сроке
  • Непрерывный стаж после увольнения по собственному желанию
  • Увольнение пенсионера
  • Увольнение материально ответственного лица по собственному желанию
  • Как уволиться генеральному директору ООО по собственному желанию и не попасть под суд
  • Отзыв заявления об увольнении по собственному желанию
  • Оплата больничного после увольнения
  • Как происходит сокращение работника с предприятия в 2019 году
  • Увольнение сотрудников в связи с ликвидацией предприятия в 2019 году: порядок действий, выплат, оспаривания
  • Увольнение по сокращению штата: выплаты и компенсации

Очевидно, что эту часть отпуска сотрудник получил авансом, поскольку право на очередные 2 недели отдыха возникнет у него лишь с 31.12.2019. На текущий момент работнику причиталось всего 18,64 дня (8 месяцев* 2,33 дня).

Если сотрудник решит разорвать трудовой договор с компанией до наступления указанной даты, некоторые дни отпуска окажутся неотработанными. Значит, бухгалтеру-расчетчику придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Ситуаций, при которых сотруднику требуется отпуск, который он еще не заработал, довольно много. Перечислим основные:

  • график отпусков составлен таким образом, что часть работников берет их авансом;
  • в связи с личными обстоятельствами специалист вынужден уходить отдыхать ранее запланированного срока;
  • сотрудник принимает решение уволиться, не отработав полный год;
  • в компании происходит сокращение штата, и часть персонала увольняют без предоставления возможности отгулять положенный отпуск.

Во всех этих случаях бухгалтеру нужно разобраться, сколько отпускных положено увольняемым работникам, и, при необходимости, осуществить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Разберемся, как это сделать, не пренебрегая нормами трудового законодательства.

Нормы в законе, вынуждающей работодателя взыскать с работника сумму переплаченных отпускных, не существует. Истребовать задолженность – право, а не обязанность нанимателя.

При решении этого вопроса рекомендуется исходить из того, по чьей инициативе расторгается трудовой договор. Если контракт разрывает работник, его обязывают погасить долг. Если трудовые отношения прекращает работодатель, он обычно прощает задолженность.

Бесплатная консультация юриста

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Если компания решит простить сотруднику образовавшийся долг, это следует документально зафиксировать. При увольнении работника рекомендуется заключить с ним двустороннее соглашение, где указывается сумма долга по отпускным и число дней отдыха, взятых авансом.

В документ нередко вносят пункт об отсутствии финансовых претензий, чтобы исключить саму возможность их возникновения. В остальном соглашение составляется по правилам делового оборота.

На практике большинство компаний заставляет персонал возмещать излишне выплаченные отпускные, поскольку нести дополнительные расходы не хочет никто. Следовательно, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, бухгалтеру придется исчислить сумму «лишних» отпускных. Разовраться в механизме расчета задолженности поможет разбор следующей ситуации.

Источник: https://bukvaprava.ru/uderzhanie-za-neotrabotannye-dni-otpuska-pri-uvolnenii/

Ссылка на основную публикацию