Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.
Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе.
В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота.
Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.
Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?
На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками.
Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя.
Главные его задачи:
- структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
- контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
- отправлять документацию на хранение в архив.
К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:
- иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
- обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
- уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
- вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.
Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.
Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:
- аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
- способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
- способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
- хорошая память для запоминания большого объёма информации;
- высокое чувство ответственности;
- доброжелательность;
- коммуникабельность;
- грамотная чёткая речь;
- спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
- спокойное восприятие критики в свою сторону.
Должностная инструкция оператора колл-центра
Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:
- аллергия и/или астма на бумажную пыль;
- сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
- нервные расстройства.
Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.
Функции секретаря-делопроизводителя
Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.
Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.
Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.
- Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
- Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
- Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
- Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
- Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
- Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
- Ответственность за весь документооборот на предприятии.
Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.
Должностная инструкция администратора гостиницы
С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.
Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии
Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.
Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.
Общие положения
В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.
Должностные обязанности
Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия.
Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации.
Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.
Права
Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:
- требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
- запрашивать нужную для работы информацию;
- получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
- знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
- содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.
Ответственность
Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству.
Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной.
Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.
Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.
Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnye-obyazannosti/dolzhnostnye-obyazannosti-deloproizvoditelya-sekretarya.html
Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя
Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.
Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.
Должностные инструкции необходимы для:
- распределения труда между персоналом предприятия;
- повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
- при решении спорных вопросов между работником и администрацией.
Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.
Виды должностных инструкций
Должностные инструкции подразделяются на:
- типовые и
- индивидуальные.
Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.
Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.
Оформление документа
Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:
- Наименование организации;
- Вид документа;
- Номер, дата;
- Утверждение, согласование;
- Основной текст;
- Подписи составителей, визы ознакомления.
Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, затем она визируется юридическим отделом (юристом), кадровой службой и/или начальниками иных служб и отделов, с которыми будет взаимодействовать делопроизводитель при работе.
Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.
Секретарь-делопроизводитель
Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.
Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.
Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.
Для оперативного решения поставленных вопросов ему необходимо знать административный персонал предприятия, вышестоящее руководство, начальников подразделений.
Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:
- Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
(свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
- Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
- Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
- Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
- Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.
- Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.
- Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:
- Общие положения
- Функции
- Должностные обязанности
- Права
- Ответственность
- Взаимоотношения (Связи по должности)
В разделе Общие положения содержатся:
- общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
- порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
- квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
- основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
- подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).
Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:
- документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
- техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).
Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:
- по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
- по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
- по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.
Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:
- право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
- право согласования и/или подписания определенных видов документов,
- право доступа к конфиденциальной информации,
- право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.
В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.
Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.
Предлагаемый образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит шаблонные положения и основной перечень полномочий секретаря и хорошо подходит в качестве основы для разработки индивидуальной должностной инструкции.
Close Window
Loading, Please Wait!
This may take a second or two.
Adblockdetector
Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/personal/dolzhnostnye-instrukcii-sekretarya-deloproizvoditelya.html
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: круг обязанностей и образец нормативного документа — ИП консультант
В настоящее время на рынке труда секретарь-делопроизводитель является одной из востребованных профессий. Эта должность существует в штате каждой организации, и по праву считается, что сотрудник, занимающий эту должность, владеет всей оперативной информацией компании и является «правой рукой руководителя».
Он обеспечивает административную и управленческую поддержку директору предприятия. Поэтому к секретарю предъявляются высокие требования. Он должен быть не только хорошим делопроизводителем, но и обладать организаторскими способностями.
Современный секретарь-делопроизводитель: понятие, обязанности и права
Современный секретарь-делопроизводитель — инициативный помощник главы компании, обладающий необходимыми профессиональными знаниями и навыками, а также компетентный в принятии решений.
Перед тем как создать собственный бизнес, необходимо составить бизнес-план. Подробный бизнес-план стоматологического кабинета вы найдёте по ссылке.
К профессиональным качествам относят:
- квалифицированные навыки (наличие специального образования);
- рациональность, организованность и самодисциплина;
- проявление дипломатичности и вежливости при переговорах и неразглашение коммерческой тайны.
К основным личным качествам относят:
- аккуратность;
- инициативность;
- ответственность;
- коммуникабельность;
- опрятность.
Все обязанности секретаря-делопроизводителя можно классифицировать по функционально-технологическим признакам:
- Служебно-коммуникационные, а именно приём посетителей, переговоры по телефону, служебные командировки, заказ гостиничных номеров и билетов.
- Координационные обязанности. К данной группе относят подготовку и протоколирование совещаний и заседаний, согласование взаимоотношений различных звеньев управления.
- Контрольно-оценочные обязанности. Контролю подлежат документы организационно-распорядительного характера и отдельные поручения руководителя.
- Аналитические обязанности связывают с получением, обработкой и распределением поступающих сведений.
- Информационно-технические обязанности, а именно ведение делопроизводства и контрольно-регистрационных карточек, формирование дел и обеспечение их сохранности, планирование рабочего дня начальника.
Ключевые права (полномочия) секретаря-делопроизводителя:
- Запрашивать сведения, в том числе и конфиденциальные, для решения задач.
- Требовать обеспечение комфортными и оптимальными условиями для выполнения возложенных на него обязанностей и сохранения документов.
- Самостоятельно принимать компетентные решения.
Агенство по подбору персонала очень интересный вариант собственного дела. Как открыть кадровое агенство — читайте здесь.
Требования к секретарю-делопроизводителю.
Этот нормативный документ издаётся предприятием с целью определения должностного статуса сотрудника, закрепляет его обязанности, регламентирует организационно-правовое положение, устанавливает ответственность.
Выгоден ли чайный бизнес? Стоит ли открывать свой магазин чая? Полезная статья на эту тему по ссылке.
Утверждённая управляющим или его заместителем должностная инструкция секретаря-делопроизводителя разрабатывается отделом кадрового учёта на общем бланке учреждения с обязательными реквизитами:
- название организации (полное наименование согласно уставу предприятия);
- гриф утверждения;
- название вида документа и заголовок к тексту;
- место составления;
- дата документа и подпись.
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя можно скачать здесь.
Положения должностной инструкции проходят согласование с юридической и кадровой службой. Далее, секретарь подписывает документ, проставляя визу: с инструкцией ознакомлен, дата, роспись. Инструкция составляется в 2-х экземплярах. Первый — подлежит хранению в личном деле, второй экземпляр передаётся непосредственно сотруднику.
Типовой образец должностной инструкции.
Основные разделы должностной инструкции
Структура должностной инструкции содержит следующие основные пункты:
- Основные положения. Указывается полное название должности, закрепляется область деятельности секретаря, порядок назначения, замещения и увольнения с должности, требования к уровню квалификации (образование, стаж), устанавливается система подчинения, прописываются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе трудовой деятельности.
- Должностные обязанности. Устанавливается перечень закреплённых работ.
- Права. Прописываются полномочия, предоставленные секретарю для самостоятельного принятия решений по всем возникающим обстоятельствам в пределах его компетенции.
- Ответственность. Закрепляется персональная ответственность секретаря за неисполнение или некачественное выполнение трудовых обязанностей. В этом пункте можно указать критерии и условия, по которым будет оцениваться качество работы и степень исполнения установленных обязанностей.
- Взаимоотношения. Раздел содержит сведения о структурных подразделениях и работниках, с которыми секретарь взаимодействует в процессе выполнения обязанностей.
Обязанности секретаря-делопроизводителя.
Но рекомендуется при её составлении руководствоваться актами методического характера, например, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Какую прибыль может принести производство натяжных потолков? Примеры, основные плюсы и минусы такого бизнеса есть по ссылке.
Грамотно составленная должностная инструкция является документом длительного действия и требует внесения корректировок после масштабных организационно-структурных преобразований в компании, повлёкших изменение полномочий и прав работников.
О том, как работают должностные инструкции смотрите в этом видео:
Источник: http://M.ru/bukhgalteriya/kadrovyjj-uchet/kak-pravilno-sostavit-i-oformit-in.html
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.
Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.
Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.
Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.
В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.
Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.
Общие положения
В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:
- наличие минимум среднего специального образования;
- опыт от года;
- работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
- должен владеть организацией делопроизводства.
В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.
Должностные обязанности
Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:
- принимать посетителей и вести учет времени приема;
- принимать звонки и корреспонденцию;
- принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
- составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
- организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
- выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.
Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.
Права
- В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.
- Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.
- Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.
Ответственность
- Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.
- К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.
- Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.
Условия работы
- Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.
- Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
- +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
- +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
- +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.
(10 3,60
Источник: https://ip-consultant.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-krug-obyazannostej-i-obrazec-normativnogo-dokumenta.html
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2019-2020 года
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору.
В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности.
Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
- Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
- На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
- Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
- Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
- Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
- В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.
Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
- Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
- Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
- Ведение электронной базы документов.
- Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
- Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
- Участие в описи документов.
- Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
- Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
- Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
- Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
- Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
- Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
- Помощь руководителю в организации приема посетителей.
- Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
- Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
- Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
- Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
- Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
- Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.
3. Права
Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:
- Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
- Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
- Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
- Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
- Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
- Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.
4. Ответственность
Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
- За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
- За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
- За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc
Нормы составления должностной инструкции
В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер.
Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций.
Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:
- Общие положения.
- Должностные обязанности специалиста.
- Его права.
- Возможная ответственность за нарушения.
К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.
Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».
Общие положения
В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:
- порядок его подчинения, найма и увольнения;
- кто временно заменяет сотрудника;
- требуемые от него навыки;
- требования к его образованию и опыту.
Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.
Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.
Обязанности
У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции.
Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции.
В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.
Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.
Права
Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.
Ответственность
В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.
Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.
Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр.
Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу.
Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.
Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya/
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: образец
Для каждого предприятия а в особенности для крупного характерен широкий документооборот. Чтобы работа была надлежащим образом организована, назначается делопроизводитель.
Этот сотрудник ответственен за получаемую предприятием корреспонденцию и упорядочивание внутренних документов. Точно определить его обязанности и полномочия поможет должностная инструкция.
Образец ее можно скачать в конце статьи.
Общий план инструкции
Начнем с того, что единая должностная инструкция делопроизводителя законодательно не установлена. На предприятии разрабатывается собственный образец.
Далее приведен простой план документа с предписаниями, состоящий из четырех разделов.
- Общие положения.
- Перечень должностных обязанностей.
- Права делопроизводителя.
- Ответственность.
Для сравнения можно рассмотреть, какие разделы включает развернутая инструкция по делопроизводству.
- Общие положения.
- Уровень квалификации.
- Рабочие обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Показатели эффективности работы.
- Сотрудничество.
В конце должностной инструкции секретаря делопроизводителя указывается, кто ее разработал. Приводятся данные лица, с которым ее положения были согласованы. В случаях, когда утвержден образец генеральным директором, согласование может быть проведено с ответственным за персонал или руководителем юридического отдела.
В самом низу бланка располагается пометка «С инструкцией ознакомлен», рядом с которой есть пустая строка для подписи делопроизводителя.
Начало инструкции: общие положения
Перед началом самой должностной инструкции секретаря делопроизводителя вводятся данные лица, утвердившего текст документа. Приводятся его ФИО и должность. С левой стороны бланка вписываются сведения об организации, куда принимается делопроизводитель.
Далее по центру идет название документа, дата подготовки и порядковый номер. Итак, первый раздел должностной инструкции делопроизводителя образца на любом предприятии общие положения.
- Должность делопроизводителя находится в группе технических исполнителей. Принятие на работу и увольнение с должности производится путем издания приказа руководителя по представлению уполномоченного лица.
- Необходимое образование: полное общее и подготовка по установленной для этой должности программе либо начальное профессиональное. Требований к продолжительности рабочего стажа не предъявляется.
- Непосредственный начальник делопроизводителя ответственный за канцелярию, руководитель отдела по работе с документами или другой уполномоченный сотрудник.
- В случае отсутствия работника его обязанности возлагаются на заместителя.
- При выполнении своих обязанностей специалист ориентируется на настоящие предписания, устав организации, нормативные акты, трудовой распорядок предприятия и приказы руководства.
- Работник должен быть осведомлен о нормативных актах, содержании Единой государственной системы делопроизводства, нормах охраны труда и правилах трудового распорядка организации.
Важно! При оформлении предписаний по должности делается ссылка на трудовой договор с лицом, для которого предназначен документ.
Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя в первом разделе содержит обобщенные сведения о требованиях к соискателю и порядке осуществления рабочих обязанностей.
В чем заключаются должностные обязанности
Второй раздел посвящен функциям и должностным обязанностям делопроизводителя.
Как правило, от него ожидается следующее:
- прием и регистрация полученной корреспонденции, а также ее отправка соответствующим структурным подразделениям, пересылка завершенной документации;
- учет движения документов, их распределение и хранение;
- выдача справок по зарегистрированным бланкам.
На вышеперечисленных базовых функциях основывается перечень должностных обязанностей делопроизводителя. От него ожидается формирование из документов дел в соответствии с установленной номенклатурой. По истечении определенного периода он должен передавать документацию в архив.
Помимо выполнения специфических обязанностей, делопроизводителю нужно информировать начальство о возникших несчастных случаях или неблагоприятных ситуациях. Также он вправе требовать от работников канцелярии соблюдения порядка.
Что входит в права делопроизводителя
В рамках должностной инструкции секретаря делопроизводителя наряду с функциями устанавливается перечень прав.
Перечислим, какие действия уполномочен совершать сотрудник.
- Требовать у непосредственного руководства формирования оптимальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
- Быть осведомленным обо всех решениях руководства, связанных с его деятельностью.
- Вносить предложения по улучшению условий труда и представлять их руководству для ознакомления.
- Владеть всей необходимой документацией и сведениями для выполнения своей работы.
- Запрашивать у руководства содействие в выполнении должностных обязанностей и реализации гарантированных настоящими предписаниями прав.
Таким образом, должностная инструкция позволяет сотруднику требовать улучшения условий труда и вносить собственные предложения по улучшению организации рабочего процесса.
Ответственность делопроизводителя
Заключительный раздел типовой инструкции ответственность. Она возлагается за следующие действия:
- невыполнение своих должностных обязательств;
- невыполнение распоряжений руководства, затрагивающих сферу делопроизводства;
- совершение противоправных действий;
- причинение материального ущерба;
- разглашение коммерческой тайны;
- предоставление руководству предприятия недостоверной информации.
Должностная инструкция позволяет четко определить перечень обязанностей и сферу полномочий делопроизводителя. В ней указываются реквизиты трудового договора с лицом, для которого готовится документ.
В начале прописывают сведения об организации, вводят данные уполномоченного лица, утвердившего инструкцию.
В конце сотрудник ставит подпись рядом с отметкой о том, что он был ознакомлен с положениями документа.
Единый образец инструкции не разработан. Далее, по ссылке можно скачать пример бланка.
Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/kadrovye-dokumenty/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya-skachat-obrazec-skachat-besplatno.html
Должностная инструкция секретаря (делопроизводителя)
(название учреждения, организации) | УТВЕРЖДАЮ |
_________________________ | |
(уполномоченное лицо) | |
_________________________ | |
(ФИО, подпись) | |
«___» ______________ 200_ г. |
- ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ)
- I. Общие положения
- Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность.
- Секретарь назначается на должность и освобождается с должности в соответствии с действующим трудовым законодательством приказом генерального директора компании.
В период временного отсутствия секретаря его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение указанных обязанностей.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
- II. В своей работе руководствуется и должен знать:
- Структуру компании, месторасположение структурных Подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании.
- Организацию и стандарты делопроизводства.
Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.
Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании. Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления.
- Положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия.
- Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.
- Техническое оснащение офиса.
- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
- Правила пользования оргтехникой и ПК.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
- III. Должностные обязанности:
- Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
- Выяснять потребности звонящих и посетителей.
- Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников.
- Регистрировать время, цель обращения, а также данные о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов).
- Организовывать эффективное обслуживание посетителей, создавать для них комфортные условия, консультировать их, предоставлять информационные и другие материалы.
- Осуществлять прямые деловые контакты с менеджерами и другими сотрудниками компании.
- Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, переадресовывать).
- Проверять номера телефонов заказчиков по базе.
- Фиксировать междугородные переговоры.
- Работа с электронной почтой, факсом (прием, отправка макетов, писем).
- Проводить регистрацию сделок.
- Проводить мониторинг клиентов.
- Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).
- Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов.
- Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании.
- Участвовать в собраниях и совещаниях офиса, компании.
- Содержать свое рабочее место в порядке, так как это обеспечивает производительность и безопасность работы.
- Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
- Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
- IV. Должностные полномочия:
- Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
- V. Должностная ответственность:
- За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством России.
- За неисполнение должностных обязанностей.
- За нарушение правил внутреннего распорядка компании.
- За нарушение деловой этики.
- За нерациональное использование компьютерной техники.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, установленные действующим законодательством России.
- За предоставление недостоверной информации руководству.
- За небрежное отношение к ведению документации.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
- VI. Условия работы:
- Режим работы секретаря определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.
- Секретарь в связи с производственной необходимостью может выезжать в служебные (местные и региональные) командировки.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
- VII. Заключительные положения:
- В настоящую инструкцию могут вноситься изменения и дополнения.
- _____________________________________________________________________.
- _____________________________________________________________________.
- СОГЛАСОВАНО:
Руководитель | ________ (подпись) | ______________________ (ФИО) | «____» ____________ ____г. |
Начальник юридического отдела: | ________ (подпись) | ______________________ (ФИО) | «____» ____________ ____г. |
С инструкцией ознакомлен: | ________ (подпись) | ______________________ (ФИО) | «____» ____________ ____г. |
Источник: https://www.audar-info.ru/service/formBlank/view/sec_id/79/id/593/